कार्य ईमेल में अधिक पेशेवर लगने के लिए 3 युक्तियाँ

आधुनिक युग में, आपकी नौकरी के लिए आपको सहकर्मियों, मालिकों, ग्राहकों और अन्य को ईमेल भेजने की आवश्यकता हो सकती है।

आपके ईमेल साधारण संदेश नहीं हैं; यह दर्शाता है कि आप एक पेशेवर कर्मचारी के रूप में कौन हैं। इसलिए, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि भेजे गए आपके प्रत्येक ईमेल अच्छी तरह से लिखे गए हैं और पढ़ने में आसान हैं।

यदि आपकी कंपनी एक विशिष्ट प्रोग्राम का उपयोग करती है - उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक - तो आप सीखना चाहेंगे कि आवेदन कैसे करें संदेश स्वरूपण . मैसेजिंग के लिए आप जिस प्लेटफॉर्म का उपयोग करते हैं, उसके बावजूद, आपके ईमेल पर सेंड पर क्लिक करने से पहले विभिन्न आवश्यक टिप्स हैं जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए।

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पेशेवर क्षेत्र में कार्य करना किसी के लिए भी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन शायद विशेष रूप से मानसिक बीमारी या अन्य मानसिक स्वास्थ्य संबंधी चिंताओं के लक्षणों का प्रबंधन करने वालों के लिए।

सौभाग्य से, इन तनावों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए ऑनलाइन कई टूल उपलब्ध हैं, अच्छा मुकाबला तंत्र विकसित करने और अपनी भावनाओं को साझा करने के लिए। यहाँ क्लिक करें अधिक जानकारी और लेखों के लिए, यदि आवश्यक हो तो उपचार के लिए और अधिक जानकारी और पहुंच प्रदान कर सकते हैं।

अपने काम के ईमेल को प्रूफरीड करें

आपके पास सबसे महत्वपूर्ण और मूल्यवान उपकरण प्रूफरीडिंग है। अपना ईमेल भेजने के बारे में सोचने से पहले, एक महत्वपूर्ण प्रश्न पर विचार करें: क्या आपका ईमेल व्याकरणिक और तार्किक अर्थ रखता है?

यदि उपलब्ध हो तो ईमेल के प्रीबिल्ट स्पेलचेकर का उपयोग करके किसी भी व्याकरण संबंधी गलतियों की जाँच करें। यदि आप अपने वर्तनी-जांचकर्ता पर संदेह करते हैं, तो बाहरी संसाधनों (जैसे एक ऑनलाइन शब्दकोश) का उपयोग करने से न डरें।

देखने के लिए अन्य व्याकरण संबंधी त्रुटियों में शामिल हो सकते हैं:

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• बड़े अक्षरों का गलत प्रयोग
• विराम चिह्नों का गलत उपयोग (अल्पविराम, अर्धविराम, आदि)
• एक पेशेवर सेटिंग के लिए अनुपयुक्त लेखन शैली और स्वर
• उचित संज्ञाओं का गलत उपयोग - अन्य लोगों को संबोधित करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है; कुछ चीजें महत्वपूर्ण किसी (या कुछ) के नाम की गलत वर्तनी से ज्यादा शर्मनाक होती हैं!

एक बार आपका ईमेल तैयार हो जाने के बाद, यह देखने के लिए इसे जोर से पढ़ें कि क्या यह समझ में आता है। कभी-कभी, आप यह बता सकते हैं कि कोई वाक्य बस जिस तरह से लगता है, वह बंद है।

वहां से, आप यह सुनिश्चित करने के लिए कोई भी सुधार कर सकते हैं कि ईमेल का समग्र प्रवाह सुसंगत है।

अंत में, और यदि आपके पास समय है, तो ईमेल को ड्राफ्ट के रूप में सहेजें, और उससे दूर चले जाएं। आप किसी भी करीबी दोस्त या परिवार को यह देखने के लिए अपना ईमेल पढ़ने के लिए कह सकते हैं कि कहीं उन्हें कोई त्रुटि तो नहीं है।

अंगूठे का एक अच्छा नियम केवल हिट भेजने के लिए है जब आप आश्वस्त महसूस करते हैं कि आपने अपनी क्षमता के अनुसार अपने संदेश में सब कुछ प्रूफरीड और पुनर्विचार किया है।

कार्य ईमेल में संक्षिप्त रहें

आपकी कंपनी में हर किसी की अपनी ज़िम्मेदारियाँ हैं, इसलिए संक्षिप्त ईमेल बनाकर उनके समय का सम्मान करना मददगार होता है। उन्हें संक्षिप्त, मधुर और बिंदु तक बनाकर, आप तुरंत एक स्पष्ट उत्तर प्राप्त कर सकते हैं और अपने दिन को जारी रख सकते हैं।

सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके संदेशों में छोटे, समझने में आसान पैराग्राफ शामिल हैं। वास्तव में, प्रत्येक अनुच्छेद में दो वाक्यों से अधिक नहीं होना चाहिए।

मान लीजिए कि आपके ईमेल के लिए आपको कई पूर्ण-लंबाई वाले पैराग्राफ लिखने होंगे। उस स्थिति में, आप भ्रम और गलत संचार को कम करने के लिए जिसे आप ईमेल कर रहे हैं, उसके साथ व्यक्तिगत रूप से मीटिंग शेड्यूल करने पर विचार कर सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि आपके प्रत्येक अनुच्छेद में केवल प्रासंगिक जानकारी शामिल है। छोटे विवरणों को शामिल करना जितना आकर्षक है, जो आपके प्राप्तकर्ता को आपके संदेश को समझने में मदद कर सकता है, लेकिन उन परिशिष्टों को काटकर, आप एक ऐसा ईमेल बना सकते हैं जो छोटा और सीधा हो।

इस प्रकार के संदेश अक्सर पाठक के लिए समझने में बहुत आसान होते हैं, और यदि आवश्यक हो तो आपकी प्राप्त करने वाली पार्टी प्रतिक्रिया में स्पष्ट प्रश्न पूछेगी।

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संक्षिप्त भाषा का उपयोग करने का एक अन्य सहायक तरीका क्रियाओं से सावधान रहना है। उदाहरण के लिए, मैं एक रिपोर्ट भेजने में सक्षम होना चाहता हूं, जैसे कि मैं एक रिपोर्ट भेज रहा हूं।

इस परिदृश्य में, आप क्रिया को समाप्त कर रहे होंगे और इसे एक सक्रिय क्रिया से बदल देंगे जो शब्दावलियों को समाप्त करती है।

सम्मानजनक लहजे में लिखें

सबसे बढ़कर, अपना संदेश सम्मानपूर्वक दें।

ईमेल में आक्रामकता मतलबी के रूप में सामने आ सकती है क्योंकि प्राप्तकर्ता आपसे सीधे बात नहीं कर रहा है। आप नकारात्मकता को सकारात्मकता के साथ संतुलित करके, बुरी खबर देते समय भी इस आकस्मिक स्वर से बच सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी के प्रदर्शन की आलोचना करना चाहते हैं, तो आप कुछ सकारात्मक कहकर वाक्य की शुरुआत कर सकते हैं और इसे अपनी आलोचना के साथ समाप्त कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, उपयोग करने से बचें लेकिन . यह वाक्य के पहले भाग को नकार देता है, इसलिए भले ही आप कुछ सकारात्मक के साथ शुरू करते हैं, लेकिन किसी को यह सोचने पर मजबूर कर सकता है कि आप कपटी हैं। इसलिए, लेकिन के साथ और को प्रतिस्थापित करें ताकि दोनों कथन सत्य रहें।

सीएफ ऑटो रूट टैर

आप अपने संदेश के अंत में एक संक्षिप्त हस्ताक्षर शामिल करने के बारे में भी सोच सकते हैं। ये हस्ताक्षर आपके प्राप्तकर्ता को महत्वपूर्ण संपर्क और व्यक्तिगत जानकारी देने में मदद कर सकते हैं।

यदि आप चाहें, तो अपनी ईमेल सेटिंग पर जाएं और एक हस्ताक्षर सेट करें जिसमें आपका नाम, संपर्क फ़ोन नंबर और अन्य साइटें शामिल हों जिनसे आप संबद्ध हैं।

यदि आपकी कंपनी का लोगो है, तो आप दृश्य को अपने हस्ताक्षर के हिस्से के रूप में शामिल करने पर विचार कर सकते हैं। परिणाम एक ईमेल है जो पेशेवर लगता है और एक सम्मानजनक स्वर बनाए रखता है।

निष्कर्ष

ध्यान में रखने के लिए एक प्रमुख उपाय है अपनी क्षमता के अनुसार संक्षिप्त, संक्षिप्त और त्रुटि-मुक्त संदेश बनाना, यहां तक ​​कि अधिक आकस्मिक ईमेल में भी। ऐसा करने पर, आप अपने बॉस को दिखाएंगे कि आप उनका सम्मान करते हैं, और आप खुद से कह रहे हैं कि आप वास्तव में पेशेवर हैं जो आप चाहते हैं कि दूसरे आपको देखें।